La gestion d’inventaire

un art qui demande du doigté!

De nos jours, la plupart des dirigeants d’entreprises prennent la gestion de leurs entrepôts au sérieux. Que ce soit pour planifier les approvisionnements, optimiser l’espace occupé afin de minimiser les coûts ou pour gérer efficacement l’ensemble des opérations, l’implantation d’un système de gestion s’impose. Force est de reconnaître en 2018, qu’il est devenu difficile de compter sur Excel® pour remplir toutes ces tâches. Chez E3K, nous proposons donc différentes solutions de systèmes ERP telles que Sage 300 et Odoo (un progiciel « Open Source ») pour vous aider dans la gestion quotidienne de vos entrepôts et de tout ce qui s’y rattache. 

La gestion des stocks est un art!
Odoo offre un module qui y est entièrement réservé; pour les besoins de cet article, nous allons l’utiliser afin de faciliter la compréhension de toute la procédure habituellement requise.

Votre journée commence.

Vos rapports sont analysés, l’application Odoo est affichée sur l’écran de votre ordinateur et votre café est bien chaud... 

Le téléphone sonne! 

Un client désire acheter un article. À partir du module « Vente », vous créez un devis et confirmez la vente.

Petit moment magique ici…

Comme pour la plupart des ERP, le module « Inventaire » de Odoo se charge du reste. Toutes les opérations nécessaires sont générées ou planifiées. Vous avez le produit en stock? Une opération de livraison est créée et indique que le produit doit être livré. Sans plus attendre, vous confirmez la livraison dans votre tableau de bord et le produit est instantanément déduit de vos stocks. Il ne vous reste qu’à l’emballer et à le déposer à la poste. Vous cliquez sur un bouton pour envoyer la facture à votre client par courriel et le cycle de vente est terminé!

Texte Odoo et bloc d'image

Évidemment, la taille et la nature de l’entreprise peuvent nécessiter une série d’opérations beaucoup plus complexe.

Odoo image et bloc de texte

Le produit n’est pas en stock? Pas de problème! Le système ERP (Odoo pour les besoins de notre exemple) crée une commande dans le module « Achats » si vous avez pris soin, bien sûr, de créer une règle de réapprovisionnement (min-max). Et puisque vous y êtes, pourquoi ne pas en profiter pour ajouter quelques produits afin de remplir votre tablette qui est vide? Vous êtes un fabricant? Le module « Inventaire » transmettra l’information de la nouvelle vente au module « Fabrication » qui, à son tour, générera un bon de travail. Dès que le produit sera fabriqué, le module « Inventaire » débloquera l’opération de livraison qui était en attente.

Chaque entreprise a des besoins différents.
Les modules du progiciel Odoo ont la particularité de s’emboîter comme des blocs Lego®. Pourquoi s’encombrer de fonctionnalités plus complexes, alors qu’il est possible de n’activer que celles dont on a vraiment besoin? Au fur et à mesure que l’entreprise croît, le gestionnaire peut, au besoin, activer une ou plusieurs fonctionnalités avancées.

Voici des exemples pour lesquels les divers modules peuvent être utilisés. 

  • Vous vendez des produits « À la demande » sans conserver de stock? Activez la route « Make to Order » des configurations avancées et un bon d’achat sera instantanément créé. Vous n’aurez plus qu’à attendre la réception du produit et à confirmer les opérations de « réception », de « transfert interne » et de « livraison » qui auront préalablement été créées.

  • Vous souhaitez plutôt que votre fournisseur livre directement les produits à votre client? Activez la route « Drop-Shipping » et laissez Odoo s’occuper du reste.

  • Vous désirez fabriquer un produit dans un entrepôt et le livrer à partir d’un autre? Activez l’option « multi-entrepôts », effectuez les configurations nécessaires et le tour est joué!


Attention! Peu importe la solution ERP choisie, toute cette logistique ne peut fonctionner efficacement sans l’apport d’une stratégie d’implantation et de configuration soigneusement pensée. Notre expérience nous le confirme : plus l’analyse des besoins est rigoureuse et meilleure est la configuration, moins il risque d’avoir de mauvaises surprises. 

On peut comparer l’implantation des fonctionnalités « Inventaire » de tout ERP à la construction d’un véritable entrepôt. Avant de commencer la construction, une bonne planification s’impose. Tous seraient étonnés de voir le directeur des opérations attacher sa ceinture d’outils, mettre son casque et sortir sur le chantier pour commencer les travaux… Trop souvent, c’est malheureusement ce qu’il se produit lorsqu’on met en place un système ERP. Certains gestionnaires se lancent eux-mêmes dans l’aventure; cette approche peut entraîner de graves conséquences à moyen et long terme et, des coûts supplémentaires.


 

Texte Odoo et bloc d'image
 Odoo image et bloc de texte

Avant d’amorcer le processus d’implantation d’un tel système, tout bon gestionnaire devra se poser quelques questions :  

  • Comment gère-t-on nos produits?  

  • Est-ce qu’on doit utiliser des variantes (taille, couleur, etc.)?  

  • A-t-on besoin d’un seul emplacement pour les stocks ou doit-on contrôler le moindre petit tiroir pour ranger les vis? 

  • Désire-t-on vendre en ligne? Quelle méthode de valorisation des stocks nous convient le mieux?  

  • Doit-on prévoir une stratégie de rangement ou de retrait spécifique? Comment gère-t-on les coûts? 

  • Comment effectuer adéquatement l’inventaire de départ?

A-t-on oublié quelque chose? La réponse est « oui » sans l’ombre d’un doute. C’est à ce moment qu’un consultant chevronné pourra rectifier la situation et mettre en lumière les éléments manquants du casse-tête.

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Si vos activités nécessitent une personnalisation spécifique, il pourrait être nécessaire de modifier la programmation native de votre progiciel ERP. Le grand avantage du logiciel « Open Source » Odoo réside dans « sa » communauté internationale qui s’attarde aux différentes problématiques puis crée des modules spécifiques, en plus d’effectuer des modifications au code source. Cependant, afin de ne pas altérer la nature même de Odoo et se retrouver dans une boucle infinie de modifications, la modération est de rigueur! Votre équipe de consultants saura encore une fois vous conseiller et peut-être même vous proposer d’autres options. 

Posez des questions et impliquez-vous dans l’ensemble du processus, car le succès repose non seulement sur les connaissances mais sur une excellente planification!