La vente est conclue? On doit livrer maintenant!

L'automatisation des activités après la vente: une solution gagnante!

Généralement, pour livrer la marchandise ou un service après la vente d’un produit ou la signature d’un contrat, la planification d’une série d’actions est nécessaire. Ces actions peuvent toucher autant la gestion de la relation client que les finances. 

Saviez-vous que la standardisation de ces activités procure de nombreux avantages comme le rappel des tâches à accomplir, l’intégration facile des nouveaux employés, le maintien de hauts standards de service à la clientèle… 


Une fois que vous aurez défini votre « processus idéal », vous voudrez aller plus loin, nous vous l’assurons. Une vision claire vous permettra de suivre l'évolution de chacun de vos clients, de bien partager vos ressources, d’améliorer votre processus et de planifier votre croissance!

Voici des pistes de réflexion et de solution pour faire de votre service après-vente le meilleur de votre industrie, rien de moins!


Réfléchir avant d'agir

Avant de penser à l'automatisation, on doit faire la liste des éléments déclenchés par une vente. Cette liste contient des éléments incontournables, ceux que l’on fait sans même y penser (la livraison du produit acheté, par exemple!). Elle peut aussi inclure de « petits extras » contribuant à améliorer l’expérience d'achat du client.

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Étape 1

Notez les activités incontournables qui suivent une vente. Fixez un délai pour chacune d’entre elles – en tenant compte de l’activité qui la précède et de celle qui la suit. Attribuez chaque activité à une personne responsable. Le tout ressemblera à une liste de vérification (checklist).

Chaque vente étant unique, les échéances ou la séquence pourraient changer d'une vente à l'autre. Ne tentez pas d’inclure toutes les possibilités!  L’objectif est de couvrir environ 80 % des cas. La fameuse règle du 80/20 qui vous suit partout! C'est d’ailleurs ce qui fait de vous le meilleur de votre industrie, n’est-ce pas?


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Étape 2

Bonifiez votre liste! C’est ici qu’on ajoute les « petits extras » pour les clients. « Qu'est-ce que mon client voudrait savoir concernant la livraison de son produit ou l'avancement de son projet? », « Quelles attentions amélioreront sa satisfaction et son expérience? ».

Des exemples?

  • Un nouveau client? transmettez-lui un courriel de bienvenue incluant les informations pertinentes pour vous joindre;

  • Votre vendeur vedette a signé un contrat? planifiez un appel avec la personne-ressource qui prendra le relais dans le dossier, histoire de briser la glace;

  • Un client a passé une commande exceptionnelle? faites parvenir un article promotionnel pour le remercier de sa confiance (une tasse pourrait lui faire penser à vous chaque fois qu'il prendra un café!)

Vous aviez déjà pensé à tout ça, mais le temps vous manque... Ne vous inquiétez pas, sous peu l’automatisation vous permettra de gagner du temps!


Prendre des décisions éclairées!

Votre liste est complète. Vous voilà prêt, pensez-vous. Pas tout à fait. C’est ici qu’E3K met à votre disposition des outils avec une petite « twist » technologique!

Comme vous faites partie des meilleurs, votre entreprise utilise un système de gestion intégré (ERP). Pourquoi? Parce qu’il regroupe toutes les informations de votre entreprise: liste de clients, ventes réalisées ou en cours de réalisation, rapport de rentabilité, taux d'utilisation des ressources, niveau d'inventaire, etc.  Vous avez l'information nécessaire pour une prise de décision efficace au quotidien!


 
E3K utilise Odoo. Nous conseillons cette suite d'applications à la presque majorité de nos clients... Pourquoi « presque »? Malheureusement, il n'y a pas de solution magique qui fonctionne pour tous! Odoo est un outil extraordinaire, abordable et flexible qui répond aux besoins de plusieurs types d’industries et de PME. Nous l’adorons car c’est un progiciel libre (« open source ») offrant une panoplie de modules.

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Que vous utilisiez Odoo ou non, l'idée est de trouver des façons de planifier les activités qui suivent la conclusion de la vente de votre produit ou de votre service tout en profitant de la facilité et de- l’économie de temps que vous apporte l'automatisation!

Grâce à tous les renseignements contenus dans votre système de gestion intégré, vous pourrez prendre des décisions éclairées et bénéficier d’une planification sans failles.


Automatiser, c’est facile!

Vous avez votre liste?

Laissez-moi vous expliquer le fonctionnement avec Odoo. Vous serez possiblement en mesure de dupliquer ou d’adapter cette méthode dans votre système. Et qui sait, peut-être serez-vous curieux de savoir si Odoo est une bonne option pour vous! 

La technique

Après l'installation des modules  « Projet » et  « Feuille de temps », Odoo vous permet de configurer un projet type (modèle) comprenant certaines activités précises. Ce modèle peut ensuite être ajouté lors de la configuration d'un produit, pour que la confirmation d'une commande, déclenche automatiquement la création d'un projet, soit une suite d’activités et d’échéances, selon votre modèle prédéfini. WOW, tout simplement!

Les tâches sont donc planifiées et assignées à des membres de votre équipe. Ceux-ci reçoivent une notification de ces nouvelles tâches.  Vous pouvez donc suivre l'évolution de chaque projet et… la satisfaction de vos clients en un coup d’œil!

Odoo • une photo avec une légende
 
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 **Pour nos clients utilisans Odoo, la procédure complète est disponible dans KnowSystem dans votre portail client en suivant le liens: https://www.e3k.co/knowsystem/creation-d-un-projet-automatiquement-suite-a-la-vente-d-un-produit-19

La magie de l’automatisation.

Mais, où trouver le temps pour les « petits extras » dont vous m’avez parlé? demandez-vous. L’automatisation aide à déléguer les activités planifiées et faire le suivi des tâches en un clin d’œil. Elle fait presque tout à votre place, presque…

Puisque votre modèle de projet inclut toutes les activités  « petits extras » pour vos clients, un coup d’œil à votre tableau de bord vous permettra de les voir pour tous les projets en cours! Rien ne vous oblige à les réaliser d'un coup : vous pouvez choisir les activités et les prioriser. Vous pourriez, par exemple, décider de refaire votre modèle de courriel de bienvenue dans un projet et annuler les autres tâches « optionnelles ». Une fois le modèle de courriel enregistré dans Odoo, un simple clic suffira pour l'envoyer lors des projets suivants. Vous aurez ensuite le temps de coordonner le nécessaire pour les « petits extras », comme l'envoi de votre tasse à café. Une étape à la fois!

Sur ce, bonne automatisation!

Pour toute question concernant vos logiciels de gestion/comptabilité, n’hésitez pas à contacter notre équipe de support!